Wenn die Anwendung gestartet wird, erscheint ein Fenster im modernen Look & Feel. Sie können das Aussehen über den Reiter "Einstellungen" anpassen und Klänge ein- oder abschalten.

Oberfläche und Eingabemaske

Mit der Schaltfläche "Einzel" gelangen Sie direkt zu einer Eingabemaske, mit deren Hilfe Sie Ihre Datensätze erstellen und später bearbeiten können (Einzelansicht). Sie werden feststellen, dass bereits zwei Beispiel-Datensätze vorhanden sind; diese können Sie natürlich jederzeit löschen. Im Feld „Anmerkungen“ können Sie Kommentare und Ideen zu einer Quelle eingeben; diese Informationen können zwar auch in BibTeX Datenbanken (*.bib) gespeichert werden, erscheinen jedoch später nicht in den von BibTeX erzeugten Literaturverzeichnissen. Das Gleiche gilt auch für das Feld „Ablagecode“. Hier können Sie Informationen eines eigenen Ablagesystems eingeben, nach dem Sie vielleicht Ihre Dokumente aufbewahren. Das Feld !"Notiz/Signatur" (note) ist hingegen ein offizielles BibTeX-Feld.

Seit der Version 5.0 von WibTeX können Sie direkt aus dem Windows-Explorer eine Datei auf das Feld „Url“ ziehen. Ein Klick darauf startet die so verknüpfte Anwendung (oder die verknüpfte Internetseite).

Wenn Ihnen die Eingabe der Daten zu lästig ist und Sie die EAN- oder ISBN-Nummer eines Buches kennen, können Sie die Informationen und ggf. auch ein Cover-Bild aus dem Internet abrufen. Klicken Sie dazu auf das kleine Icon hinter den Felder für die Eingabe der Nummern (oder gleich auf "Enter"). Der Download kann automatisiert werden, wenn Sie die entsprechende Einstellung unter "Einstellungen" im Hauptfenster der Anwendung ändern.

Obligatorische Felder und eindeutige Kürzel

Obligatorisch ist die Eingabe der Felder "Kürzel", "Dokumententyp" und "Jahr" (fett hervorgehoben), obwohl es natürlich wenig Sinn macht, Felder wie "Autor(en)" leer zu lassen, wenn es sich nicht gerade um einen anonymen Text handelt. Achten Sie unbedingt darauf, für jeden Datensatz eine eindeutige Bezeichnung im Feld „Kürzel“ zu vergeben. WibTeX wird sonst eine Fehlermeldung ausgeben. Auch spätere Umbenennungen sind etwas aufwendiger, da es sich beim Kürzel um den Primärindex der Tabelle handelt. Klicken Sie dazu auf den Button neben dem Feld.

Die Suchfunktion

Um in der Datenbank in beliebigen Feldern nach Einträgen zu suchen, gebeb Sie innerhalb des Eingabeformular den Suchbegriff ein und klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Lupe. Eine Suchfunktion (als Filter) steht auch in der Listenansicht zur Verfügung.

Es werden auch unvollständige Wörter gefunden. Sie können dazu den Platzhalter "?" verwenden ("?allo" findet den Eintrag "hallo"). Ein Fragezeichen ersetzt genau ein Zeichen. Vor- und nachstehende Zeichen werden automatisch ignoriert, so dass auch Wortteile gefunden werden (d.h. der bekannte Platzhalter "*" wird automatisch vor- und angefügt). Nicht gefunden würde hingegen ein Eintrag mit Schreibfehler, z.B. "halo" daher ist es besser, weniger einzugeben, wenn das genaue Wort oder der Satz unbekannt ist.

Nochmaliges Klicken auf „Suchen“ findet weitere Vorkommen, so vorhanden. Klicken auf das rote Kreuz bringt Sie zu dem Datensatz zurück, in dem Sie vor der Suche waren.

Listenansicht: Auswahl und Weiterverarbeitung von Datensätzen

  Die Schaltefläche "Liste" ermöglicht die Betrachtung und den Export von Datensätzen in der Listenansicht und dient ansonsten der raschen Übersicht. Die Breite der Spalten kann mit durch Ziehen mit der Maus modifiziert werden. Auch welche Spalten angezeigt werden sollen, können Sie selbst auswählen. Um die Datensätze nach einer Spalte zu sortieren und die optimale Breite festzulegen, klicken Sie bitte auf den Kopf einer Spalte. Sie können auch gezielt nach Daten suchen, in dem Sie das entsprechende Feld aus der Komboliste auswählen und den Suchbegriff in das grüne Feld schreiben. Zur Auswahl von Datensätzen halten Sie bitte die "Strg"-Taste gedrückt und klicken Sie mit der Maus auf die Zeilen, die Sie auswählen möchten. Alternativ können Sie auch mit "Shift"-Taste und den Pfeiltasten wie im Windows-Explorer Datensätze auswählen. Diese können Sie dann bearbeiten (in der Einzelansicht), löschen oder nach BibTeX oder andere Formate exportieren. Sie haben auch die Möglichkeit, die gesamte Tabelle wie angezeigt nach Word, Excel, im CSV-Format oder als Web-Seite zu exportieren und ggf. von dort auszudrucken.

Um schnell zu einem Datensatz zu springen, geben Sie einfach den Anfangsbuchstaben ein. Gesucht wird in der Spalte, deren Feld in der Auswahlbox für das Suchfeld gerade ausgewählt ist.

Ab Version 7.4 steht Ihnen eine Schlagwort-Verwaltung zur Verfügung. Klicken Sie auf das Icon mit Schlüsseln vor einem Filter, um die Schlagwortliste am rechten Rand einzublenden. Ein Doppelklick auf ein Schlagwort filtert die Datenansicht nach den zugehörigen Datensätzen. Umgekehrt werden bei der Auswahl von Datensätzen rechts die zugehörigen Schlagworte markiert angezeigt. Sie können Schlagworte zu ausgewählten Datensätzen hinzufügen oder Schlagworte aus der gesamten Datenbank löschen.